Bayangkan Anda sudah siap mengirimkan produk unggulan ke luar negeri. Kualitas oke, pasar terbuka lebar, buyer pun antusias. Tapi semua itu bisa terhambat jika satu hal ini tidak siap: dokumen untuk ekspor.
Ya, tanpa kelengkapan administrasi, sebaik dan semenarik apa pun produk Anda, proses ekspor bisa tersendat bahkan gagal total.
Lantas, apa saja dokumen yang dibutuhkan untuk ekspor barang? Berikut ini penjelasan lengkapnya agar Anda tidak salah langkah saat memasuki pasar global.
1. Faktur Komersial (Commercial Invoice)

Ini adalah dokumen paling dasar yang berisi detail transaksi antara eksportir dan importir.
Informasi yang harus ada di dalamnya meliputi:
- Nama dan alamat eksportir serta importir.
- Nomor faktur dan tanggal.
- Deskripsi barang (nama, kuantitas, harga satuan, total harga).
- Syarat pembayaran (misalnya, Incoterms).
- Mata uang transaksi.
- Nomor purchase order (PO) dari importir.
2. Daftar Pengepakan (Packing List)

Dokumen ini memberikan rincian lengkap mengenai isi setiap kemasan atau kotak pengiriman. Fungsinya adalah untuk memudahkan pemeriksaan barang oleh bea cukai dan membantu importir dalam membongkar muatan.
Isinya meliputi:
- Jumlah kemasan.
- Jenis kemasan (karton, palet, dll.).
- Berat bersih dan berat kotor setiap kemasan.
- Dimensi setiap kemasan.
- Penandaan (markings) pada kemasan.
3. Bill of Lading (B/L) / Airway Bill (AWB)

Dokumen untuk ekspor impor ini adalah kontrak pengangkutan antara eksportir dan perusahaan pengangkut (maskapai penerbangan atau juga perusahaan pelayaran).
- Bill of Lading (B/L) digunakan untuk pengiriman via laut. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang, tanda terima pengiriman, dan kontrak pengangkutan.
- Airway Bill (AWB) digunakan untuk pengiriman via udara. Sama seperti B/L, AWB juga menjadi bukti pengiriman dan kontrak pengangkutan.
4. Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin – COO)

COO adalah dokumen yang menyatakan negara asal barang yang diekspor. Dokumen ini penting untuk menentukan tarif bea masuk dan persyaratan kepabeanan di negara tujuan, terutama jika ada perjanjian perdagangan bebas antara negara pengekspor dan pengimpor.
COO diterbitkan oleh instansi berwenang, seperti Kementerian Perdagangan atau Kamar Dagang dan Industri (KADIN).
5. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen pabean yang berfungsi untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor barang ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
PEB berisi informasi lengkap mengenai eksportir, importir, jenis dan jumlah barang, nilai barang, hingga moda transportasinya. PEB juga menjadi dasar pemeriksaan dan persetujuan ekspor oleh pihak bea cukai.
6. Shipping Instruction (SI)

Selanjutnya Shipping Instruction (SI). Ini adalah dokumen dari eksportir untuk perusahaan pelayaran atau freight forwarder.
SI berisi instruksi detail mengenai pengiriman barang, seperti nama kapal/pesawat, nomor penerbangan/pelayaran, pelabuhan muat dan bongkar, nama dan alamat consignee, serta informasi khusus lainnya yang diperlukan untuk penerbitan Bill of Lading atau Airway Bill.
7. Dokumen Asuransi (Insurance Policy/Certificate)

Meskipun tidak selalu wajib, dokumen asuransi sangat kami sarankan untuk melindungi barang dari risiko kerusakan atau kehilangan selama perjalanan. Polis asuransi akan memberikan jaminan penggantian jika terjadi hal yang tidak diinginkan.
8. Dokumen Tambahan Lainnya (Tergantung Jenis Barang dan Negara Tujuan)

Beberapa barang atau negara tujuan mungkin memerlukan dokumen tambahan, seperti:
- Sertifikat Kesehatan (Health Certificate)
- Sertifikat Fitosanitari (Phytosanitary Certificate)
- Fumigation Certificate (Sertifikat Fumigasi)
- Izin Ekspor (Export License)
- Sertifikat Analisis (Certificate of Analysis – COA)
- Letter of Credit (LC)
- Veterinary Certificate (Sertifikat Veteriner)
- Weight Note (Keterangan Timbangan)
Lengkapnya dokumen bukan hanya soal kuantitas, tapi juga kualitas isi dan akurasi bahasa. Terjemahan yang keliru bisa berdampak pada penundaan atau penolakan barang di negara tujuan. Inilah pentingnya menggunakan jasa penerjemah profesional yang paham dunia ekspor-impor.
Gunakan layanan Pro-Penerjemah untuk menerjemahkan dokumen untuk ekspor Anda secara akurat, sah, dan sesuai standar internasional. Mulai dari invoice hingga sertifikat, kami bantu pastikan semua beres, agar ekspor Anda melesat tanpa hambatan. Hubungi kami sekarang!