Apostille adalah solusi efisien untuk legalisasi dokumen tanpa prosedur yang rumit. Apabila Anda perlu mendapatkannya dalam waktu dekat, pahami terlebih dulu apostille artinya apa dan bagaimana cara melakukannya.
Pengertian Apostille
Kata apostille diambil dari bahasa Prancis. Pada mulanya, kata ini digunakan untuk menunjukkan adanya catatan di bagian akhir dokumen yang menyatakan bahwa dokumen tersebut telah disahkan.
Akan tetapi, jejak katanya menembus lebih jauh ke dalam bahasa Latin postilla, yang mengacu pada catatan atau penjelasan yang ditulis setelah suatu teks.
Tetapi seiring berjalannya waktu, apostille berkembang menjadi istilah resmi bagi sebuah sertifikat khusus. Tepatnya, apostille adalah dokumen yang membuktikan keaslian berkas Anda, sehingga bisa diterima oleh negara lain.
Sebelum adanya sistem ini, penggunaan dokumen di luar negeri adalah proses yang amat rumit. Tiap negara punya aturan sendiri-sendiri. Di samping itu, Anda harus bolak-balik ke banyak kantor demi membuktikan keaslian dokumen Anda. Prosesnya bisa berlangsung sangat lama.
Karena itulah, pada tahun 1961, sejumlah negara merumuskan kesepakatan bernama Konvensi Den Haag. Salah satu bagian dari kesepakatan itu memperkenalkan apostille sebagai jalan pintas.
Jika kedua negara tergabung dalam perjanjian tersebut, apostille menyederhanakan prosesnya secara drastis karena tak dibutuhkan lagi persetujuan tambahan. Kalau dulu harus ke tiga atau empat kantor untuk mendapatkan pengesahan, sekarang cukup satu apostille dari Kemenkumham.
Negara-negara pertama yang mulai memakai sistem ini melakukannya setelah perjanjian itu resmi berjalan pada tahun 1965. Tapi Indonesia baru mulai menerapkannya pada tahun 2022.
Syarat Mengajukan Apostille
Jelas bahwa fungsi apostille adalah untuk mengonfirmasi bahwa sebuah dokumen adalah sah, dan telah dikeluarkan secara resmi oleh pihak yang berwenang di negara yang bersangkutan. Namun, sistem ini hanya berlaku jika negara penerima adalah anggota Konvensi Den Haag.
Untuk mendapatkannya, Anda harus memenuhi ketentuan berikut ini terlebih dahulu:
1. Dokumen Harus Merupakan Dokumen Publik
Dokumen ini hanya berlaku untuk dokumen publik yang diterbitkan oleh kantor atau lembaga pemerintahan, contohnya akta kelahiran, akta nikah, ijazah, SKCK, dan sebagainya.
2. Dokumen Harus Asli atau Salinan Terlegalisir
Anda harus menyerahkan dokumen asli atau salinan resmi yang sudah dilegalisir. Fotokopi biasa saja tidak cukup.
3. Terjemahan
Apabila dokumen Anda tidak menggunakan bahasa Indonesia, Anda harus mendapatkan terjemahan dari penerjemah tersumpah. Terjemahan itu sendiri mungkin juga perlu diajukan untuk mendapatkannya.
4. Formulir dan Biaya
Anda wajib mengisi formulir yang dapat Anda temukan di portal resmi. Juga, ada biaya pemrosesan yang perlu Anda bayarkan.
5. Kartu Identitas
Anda harus menunjukkan identitas yang berlaku (misalnya paspor atau KTP) ketika mengajukannya.
Tata Cara Permohonan Sertifikat Apostille
Berikut ini adalah prosedur yang perlu Anda jalani untuk memperoleh apostille:
1. Siapkan Dokumen
Pastikan Anda memiliki salinan scan dari dokumen resmi yang asli dengan kualitas yang jelas. Selain itu, apabila dokumen Anda tidak berbahasa Indonesia, Anda perlu mendapatkan terjemahan yang akurat dari penerjemah tersumpah.
2. Akses Website Apostille
Kunjungi website untuk pengajuan di https://apostille.ahu.go.id. Di sini, Anda akan menyelesaikan seluruh prosedurnya.
3. Buat Akun
Begitu Anda mengakses portal tersebut, Anda diwajibkan untuk membuat akun. Anda harus mencantumkan nama, alamat email, dan membuat kata sandi.
4. Isi Formulir
Setelah berhasil login, segera isi formulir yang ada. Periksa dengan teliti agar semua informasi yang Anda berikan sudah benar sebelum melanjutkan.
5. Upload Dokumen
Selanjutnya, Anda perlu mengunggah dokumen Anda. Apabila dokumen tersebut belum berupa file digital, scan terlebih dahulu, dan cek apakah hasil scan tersebut jelas serta mudah terbaca.
6. Lunasi Biaya
Jangan lupa lakukan pembayaran biayanya. Biaya yang harus Anda bayar adalah Rp150.000 per dokumen. Anda dapat melakukan pembayaran melalui metode pembayaran online.
7. Tunggu Persetujuan
Setelah pembayaran Anda terkonfirmasi, sistem akan memberi tahu Anda bahwa permohonan Anda sedang diproses. Jika semuanya berjalan lancar, apostille akan terlampir pada dokumen Anda dalam hitungan hari. Anda bisa download sertifikatnya langsung dari website tersebut.
Kesimpulannya, apostille adalah cara mudah untuk menjamin pengakuan internasional terhadap dokumen Anda. Apabila dokumen Anda memerlukan terjemahan sebelum proses apostille, segera hubungi kami untuk mendapatkan jasa penerjemah tersumpah profesional.